Aufwände im Produktdatenmanagement
Die Hauptbeschäftigung im Category Management ist ...
Audrey Meier
Der Weg zum PIM bei der CTA
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28.05.2020
CTA entwickeln, produzieren und vertreiben Klimageräte, Kältemaschinen und Wärmepumpen und bieten komplexe integrierte Systemlösungen an. Als inhabergeführtes schweizerisches KMU mit über 70% Eigenleistungsanteil, über 210 Mitarbeitenden davon 50 Servicetechnikern, bekennt sich die CTA zum Arbeitsplatz Schweiz.
Bereits im 2017 hat die CTA eine digitale Vision verfasst, die in zwei Hauptbereiche unterteilt ist:
- Geräte-zu-Geräte-Kommunikation
- Kommunikations- und Verkaufsmittel
Die Einführung eines PIM bei der CTA ist eine Initiative aus der digitalen Strategie im Bereich «Kommunikations- und Verkaufsmittel» mit dem Ziel, Nähe und Einfachheit zum Kunden (extern/intern) zu schaffen. Dies soll erreicht werden, indem dass Produktdaten effizient, sauber und zentral verfügbar sind und sowohl Kunden als auch Mitarbeitern ein schneller Zugriff auf alle relevanten Daten zu den Produkten/Geräten ermöglicht wird.
Kernstück des elektronischen Tagesgeschäfts ist – wie bei den meisten Unternehmen – ein bestehendes ERP. Das ERP der CTA deckt das Kerngeschäft (Produktion, Lager, Service, etc.) sehr gut ab, ist aber primär innengerichtet. Sobald ein Prozess Anspruchsgruppen ausserhalb des Unternehmens tangiert, kam das ERP an seine Grenzen – es fehlten System-Unterstützungen in den Prozessen, notwendige Informationen zu Produkten, aktuelle Preise, etc. Das Zusammentragen dieser Daten für die Bereitstellung in elektronischer, aber auch Papierform (wie der Druck von Preislisten oder Katalogen) war sehr aufwendig, dauerte teils Wochen und beschäftigte eine Vielzahl von Mitarbeitern.
Das PIM sollte das fehlende Bindeglied zwischen ERP und Kommunikation, bzw. Bereitstellung der CTA-Daten für die Endkunden werden. Dazu wurden zuerst in den verschiedenen Bereichen (Produktion, Verkauf, etc.) über alle Divisionen die bestehenden Prozesse skizziert, analysiert und diskutiert. Die Analyse sollte zeigen, in welchen Schritten die Prozesse vereinfacht, optimiert und (hoffentlich) automatisiert werden konnten. Das Resultat daraus waren eine Vielzahl von Sollprozessen, die in der Firma etabliert und mit einem neuen System unterstützt werden sollten. Auf Basis der Sollprozesse wurden die notwendigen Funktionen, Datenfelder, notwendigen Rollen, etc. abgeleitet. Zudem zeigten die Sollprozesse sämtliche Interaktionen mit Drittsystemen (Schnittstellen). Die Summe dieser Informationen wurde in einem Pflichtenheft festgehalten und mit den «Softfaktoren» und gewünschten KPIs ergänzt.
Die potenziellen Anbieter von PIM Systemen wurden eingeladen, eine Offerte für das spezifizierte System abzugeben. Selbstredend gibt es zahlreiche Anbieter und mindestens ebenso viele verschiedene Lösungswege. Wie (fast) erwartet deckte keiner der Anbieter die gewünschte Funktionalität und Integration der Prozesse zu 100% ab. Kommerzielle Rahmenbedingungen schränkten den Kreis weiter ein. Es war daher essentiell, intern ein gemeinsames Verständnis zu schaffen, in welchen Bereichen Kompromisse eingegangen werden können, um dann die Auswahl auf einen oder zwei Anbieter einschränken zu können.
Mit einem Anbieter aus der Shortlist, der das passendste Produkt zu haben schien, wurde ein Proof of Concept durchlaufen. Dabei wurde ein Prozess von A-Z im System abgebildet und bereits ein erster Datentransfer auf einer Schnittstelle mit zentraler Wichtigkeit (ERP->PIM) durchgeführt. Die Erkenntnisse aus diesem Proof of Concept zeigten auf, dass sich die CTA für das richtige Produkt entschieden hatte, aber auch unter welchen Prämissen, bzw. Kompromissen.
Konklusion: Bevor eine PIM Software evaluiert wird, sollten klare Ziele definiert werden, was mit den Daten erreicht werden soll und wie der Weg dorthin ist. Dazu sollte eine Bestandsaufnahme gemacht und die Resultate in einer GAP Analyse festgehalten werden. Der Entscheid für ein System in Form eines Produktes, im Gegensatz zu einer Individualentwicklung, wird eventuell Bereitschaft zu Kompromissen erfordern, da Prozesse in Form einer Feinjustierung dem System angepasst werden müssen.
